//10 วิธีจัดเอกสาร ให้เป็นระเบียบ หาง่าย

10 วิธีจัดเอกสาร ให้เป็นระเบียบ หาง่าย

เอกสารของสำนักงาน เป็นของที่มีกันทุกออฟฟิศ แต่เราจะจัดการกับมันยังไงเพื่อไม่ให้เอกสารเหล่านั้นปนกันวุ่นวาย และเป็นระเบียบ หาง่าย วันนี้เราจึงมี วิธีจัดเอกสาร ให้เป็นระเบียบ ช่วยให้การจัดหาและตรวจเช็คเอกสารง่ายขึ้น

วิธีจัดเอกสาร

1. จําแนกประเภทเอกสารตามหมวดหมู่  ควรแยกเอกสารออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆตามประเภทของเอกสาร เช่น เอกสารหมวดการเงิน เอกสารบิลต่างๆ และกําหนดประเภทเอกสารที่จะจัดเก็บในตู้เอกสารต่าง ๆ โดยเก็บเอกสารที่ใช้เสมอในตู้ลิ้นชักหรือลิ้นชักในระดับสายตา ส่วนเอกสารที่จะใช้อ้างอิงนาน ๆ ครั้ง ให้ไว้ในตู้ทึบหรือตู้ไม้ครึ่งกระจก

2. จัดการกับเอกสารทันทีที่ได้รับ เมื่อได้รับเอกสารใหม่มา หใ้รีบจัดการกับเอกสารนั้นทันที โดยทำการตรวจสอบว่าเป็นเอกสารอะไร สำคัญหรือไม่ หากเป็นเอกสารที่ไม่จำเป็น หรือเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว ให้ทำการกำจัดทิ้ง เพื่อลดปริมาณเอกสาร หากจำเป็นให้ทำการจัดเก็บเอกสารเข้าหมวดหมู่หรือประเภทให้เรียบร้อย

3. จัดเรียงลำดับของเอกสาร เมื่อจัดประเภทของเอกสารออกเรียบร้อยแล้ว ต่อไปสิ่งที่ต้องทำคือการเรียงลำดับเอกสาร โดยเรียงตามหมวดหมู่ย่อย ตามตัวอักษร และตามวันที่ที่ได้รับเอกสารดังกล่าว เพื่อให้สะดวกในการค้นหามากยิ่งขึ้น อีกทั้งทำให้เรารู้ว่าเอกสารนี้มาจากที่ไหน ได้รับมาวันที่เท่าไหร่

4. ไม่ควรเก็บเอกสารมากเกินไปในแฟ้มหนึ่ง การจัดเก็บเอกสารในแฟ้ม ไม่ควรเก็บเอกสารจำนวนมากเกินไป เพราะจะทำให้หาข้อมูลยาก อีกทั้งยังทำให้จัดเก็บยากเนื่อจากมีขนาดความหนามากเกินไปซึ่งจำนวนเอกสารในแฟ้มนั้น ไม่ควรเกิน 50-60 แผ่น ต่อหนึ่งแฟ้ม

 

5. ทำป้ายกำกับชื่อแฟ้มแต่ล่ะแฟ้ม ควรเขียนป้ายแยกประเภทแฟ้มไว้ด้านข้างทุกแฟ้มเพื่อความรวดเร็วในการหยิบหา และง่ายต่อการแบ่งประเภทย่อยของเอกสาร เพื่อเก็บเข้าตู้รวมกันเป็นประเภทใหญ่

6. ถ้ามีการยืมเอกสารหรือแฟ้มไปใช้งาน  จะต้องใส่ “บัตรยืม” หรือ “บัตรคืน” ไว้ทน จนกว่าจะนำเอกสารหรือแฟ้มที่ยืมไปมาคืน

7. คัดแยกเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว หรือเอกสารที่ไม่จำเป็น  เอกสารชิ้นไหนที่ไม่จำเป็นต้องเก็บ หรือเอกสารไม่ใช้แล้ว เช่น เอกสารจากบัตรเครดิต เอกสารธนาคาร ควรแยกออกจากกลุ่มเอกสารที่ต้องใช้งาน หรือทำลายเอกสารทิ้ง

8. ถ้ายืมเอกสารหรือแฟ้มไปใช้งาน จะต้องใส่ “บัตรยืม” หรือ “แฟ้มยืม” ไว้แทนจนกว่าจะนําเอา เอกสารหรือแฟ้มที่ยืมไปมาคืน

9. เอกสารที่ใช้แล้วแต่ต้องเก็บไว้ระยะหนึ่ง ด้านเอกสารที่ใช้แล้ว แต่ต้องเก็บไว้ก่อนระยะหนึ่ง และไม่ได้ใช้อ้างอิงบ่อย ควรเก็บไว้ ที่ชั้นล่างสุดของตู้ หรือชั้นเก็บเอกสาร

10 ควรย้าย/แยกเอกสารไปเก็บไว้ทุกปี และอย่าเคลื่อนย้ายเอกสารที่ยังไม่ได้แยกใส่แฟ้มไปเก็บ และควรหาพื้นที่สำหรับเก็บเอกสารสำรอง เช่น ตู้เก็บเอกสาร ตู้กระจก ชั้นเอกสาร

เมื่อทำตามขั้นตอนการจัดเก็บเอกสารเหล่านี้แล้ว การหาเอกสารจะไม่ยากอีกต่อไป ส่วนเรื่องตู้ ชั้นเก็บเอกสารหากท่านใดกำลังมองหา หรือสนใจ ก็สามารถแวะเข้ามาชมสินค้า เช่น ตู้เก็บเอกสาร ตู้เหล็ก ได้ค่ะ

By |2018-10-17T10:05:20+00:00ตุลาคม 9th, 2018|สาระน่ารู้|0 Comments

About the Author:

Leave A Comment