//การพูดในที่ประชุม ที่ดีและมีประสิทธิภาพ

การพูดในที่ประชุม ที่ดีและมีประสิทธิภาพ

การพูดในที่ประชุม มีความสำคัญและมีความจำเป็นอย่างมากในการอยู่ร่วมกันในสังคม ยิ่งท่านใดที่มีตำแหน่งผู้บริหาร เป็นผู้นำ ก็ยิ่งจะต้องเข้าร่วมประชุมมากกว่าลูกน้องหรือผู้ตาม มารยาทการประชุมรวมทั้งการพูดในที่ประชุมจึงเป็นสิ่งที่ต้องเรียนรู้ ฝึกฝน สำหรับมารยาทและการพูดในที่ประชุมที่ดีมีดังนี้

 

การพูดในที่ประชุม

1. ควรเข้าร่วมประชุมให้ตรงเวลา  สำหรับสังคมไทย เรื่องการตรงเวลาเป็นเรื่องที่มีปัญหามาก เพราะหลายแห่งเปิดประชุมช้ากว่ากำหนดการที่ได้ตั้งเอาไว้ เนื่องจากคนไทยเป็นจำนวนมากไม่ค่อยรักษาเวลา อีกทั้งยังเข้าร่วมประชุมช้า จึงทำให้เลิกประชุมช้ากว่ากำหนดการที่วางเอาไว้  ทำให้การประชุมในครั้งนั้นมีปัญหามากคือ เปิดประชุมช้า ปิดประชุมช้า

2. ก่อนแสดงความคิดเห็นแต่ละครั้ง ควรขออนุญาตประธานในที่ประชุม อาจยกมือก่อนแล้วจึงพูด แสดงความคิดเห็น และประธานในที่ประชุมควรบอกกฎ กติกาก่อนเข้าร่วมประชุม เช่น ท่านสมาชิกท่านใด ต้องการแสดงความคิดเห็นกรุณายกมือก่อนนะครับ

3. ใช้ภาษา คำพูด น้ำเสียงที่สุภาพ ให้เกียรติต่อที่ประชุม ไม่พูดจาก้าวร้าว ไม่พูดเล่นจนเกินไป แต่อาจพูดสร้างบรรยากาศ เพื่อให้ผ่อนคลายได้บ้าง

4. ควรพูดให้สั้น กระชับ หลายท่านเวลาแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม มักพูดจายาวจนเกินไป หรือพูดวกวน จนผู้ฟังจับประเด็นไม่ได้ การพูดจายาวจนเกินไปอาจทำให้เสียเวลาและสมาชิกในที่ประชุมเกินไป เกิดการเบื่อหน่าย อีกทั้งการประชุมหลายแห่ง มักมีผู้ที่เสนอความคิดเห็นซ้ำๆ กัน บางคนยกมือพูดแสดงความคิดเห็นถึง 3-4 ครั้งด้วยกัน ดังนั้น ประธานในที่ประชุม ควรเปิดโอกาสให้สมาชิกท่านอื่นที่ยังไม่ได้แสดงความคิดเห็นได้มีโอกาสได้พูดบ้าง

5. ควรตั้งใจฟังการประชุม หลายๆคนมักเข้าใจผิดคิดว่า คนที่พูดในที่ประชุม เก่ง ไม่มีความจำเป็นจะต้องฟังการประชุมก็ได้ แต่ความจริงแล้ว คนที่แสดงความคิดเห็นหรือพูดจาในที่ประชุมเก่ง โดนใจผู้ฟัง มักเป็นนักฟังที่ดี เขาจะฟังการประชุม แล้วจับประเด็นต่างๆ อีกทั้งการแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติม มักไม่พูดจาหรือแสดงความคิดเห็นซ้ำกับคนที่ได้พูดไปแล้ว เพราะถ้าหากเขาไม่ฟังการประชุม เขาอาจจะต้องแสดงความคิดเห็นหรือตั้งคำถามเหมือนกับคนที่พูดไปแล้ว ก็จะทำให้ผู้ฟังส่วนใหญ่ไม่ศรัทธา หรือดูไม่น่าเชื่อถือ

6. ทำการบ้านมาก่อนประชุม คนที่แสดงความคิดเห็นในที่ประชุมได้เก่ง มักเป็นคนที่มีข้อมูลมากกว่าคนอื่น อีกทั้งยังทำการบ้านมาเป็นอย่างดี เช่น การเอาข้อมูลการประชุมเก่าๆ มาดู , อีกทั้งการประชุมบางแห่งได้ส่งจดหมายและกำหนดการต่างๆไปให้อ่านก่อน เขาก็จะทำการบ้านในประเด็นต่างๆ ไว้ล่วงหน้า

7. เวลาลุกขึ้นออกไปทำธุระ หรือกลับเข้ามานั่งประชุมต่อ ควรทำความเคารพประธานหรือที่ประชุม

สำหรับการพูดในที่ประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้พูดควรทำการศึกษารูปแบบของการประชุมแบบต่างๆด้วย เช่น การสัมมนา การอภิปราย การบรรยาย สุนทรพจน์ เป็นต้น

อีกทั้งการพูดจาในที่ประชุมที่ดี เราควรต้องทราบบทบาทของเราก่อนว่าเรามีบทบาทหรือทำหน้าที่อะไร เช่น เป็นประธาน เป็นสมาชิก  เพราะหากท่านเป็นประธานการพูดจาในที่ประชุมของท่านจะต้องมีลักษณะ การพูดที่เป็นการกำหนดแนวทางการประชุม กล่าวเปิด กล่าวปิดประชุม สร้างบรรยากาศที่ดี กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมแสดงความคิดเห็น หรือ หากท่านเป็นสมาชิกหรือผู้เข้าร่วมประชุม ท่านจะต้องแสดงบทบาทให้สอดคล้องกับระเบียบวาระ อีกทั้งแสดงความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์แก่ที่ประชุม เป็นต้น

ทาง Gous ของเรานั้นมีชุดเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน ชุดโต๊ะประชุมครบเซ็ต ทั้งโต๊ะ และเก้าอี้ พร้อมใช้งานได้ทันที หากท่านใดที่สนใจ สามารถแวะชมสินค้าจากทางเราได้

ที่มา ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์, oknation

By |2018-10-18T04:48:39+00:00ตุลาคม 16th, 2018|สาระน่ารู้|0 Comments

About the Author:

Leave A Comment